Pandemia koronawirusa wymusiła ogromne zmiany w podejściu do pracy. Cała moja firma i wszystkie procesy w niej są od wielu lat prowadzone zdalnie. Praca asynchroniczna i praca zadaniowa wciąż sprawiają mi sporo problemów, ale równocześnie dają mi dużo swobody i wolności. Jakby nie było, dla mnie jest to codzienność, do której jestem przyzwyczajony. Jednak dla wielu osób home office stał się niejako przymusem, pomimo, że dotychczas było to coś nie do pomyślenia. Z dnia na dzień osoby te zostały przerzucone z biur do pracy w domu. Jak zatem się odnaleźć w takiej pracy? Z jakich narzędzi korzystać? Dziś postaram się, krótko o tym napisać. Sporo na ten temat możecie też przeczytać w artykule dotyczącym pracy zdalnej.
Z jakich aplikacji korzystam?
Aktualnie korzystam z kilku narzędzi, które doskonale optymalizują mój czas pracy. Są to przede wszystkim:
- Nozbe – aplikacja do zarządzania zadaniami i tworzenia procedur,
- Slack – do komunikacji wewnątrz zespołu,
- pakiet Google Suite – czyli przede wszystkim poczta, ale też Kalendarz, Google Meet i cały pakiet Google Drive,
- Kontentino – do zarządzania publikacjami w social mediach,
- ActiveCampaign – do planowania i wysyłki newsletterów,
- cyber_folks – domena i hosting.
Jak pracować zadaniowo?
Łatwo o tym zapomnieć, kiedy pracujemy oddaleni od siebie kilkaset kilometrów. Jakie zasady przyjąć w takiej pracy asynchronicznej? Trzeba zawsze pamiętać, że po drugiej stronie zadania jest człowiek. Używanie słów “proszę”, “przepraszam”, “dziękuję” powinno być naturalnym elementem komunikacji.
Komunikowanie podczas spotkań oceniających poprzedni tydzień opieramy się o wartości:
- szacunek do drugiego człowieka,
- chęć polepszenia sytuacji.
Wynikają z tego zasady:
- Postępuj tak, aby twój rozmówca nie musiał się bronić.
- Zanim rozpoczniesz trudną rozmowę, postaraj się zobaczyć w twoim rozmówcy człowieka.
- Zamiast mówić komuś jaki jest, skup się na skutkach jego działania.
- Zamiast mówić o tym, że coś jest źle, porozmawiajmy o tym, co może być lepiej.
- Zamiast wyrażać negatywne emocje, opowiedz o nich.
Ogólne zasady pracy asynchronicznej
Pracujemy w zespole w różnych godzinach, w różnych miastach, a przez kilka miesięcy w zupełnie różnych strefach czasowych (oddalonych od siebie o ponad 8 godzin). Dlatego wyznajemy zasady, że staramy się:
- minimalizować ustalenia ustne,
- minimalizujemy rozproszenia zadań i komentarzy pomiędzy różnymi narzędziami,
- maksymalizujemy przejrzystość i jasność w delegowanych zadaniach.
Zadania i mikro-zadania rozpisujemy przede wszystkim dla siebie, w sposób możliwie jak najbardziej szczegółowy. Taki sposób rozpisywania pozwala lepiej planować i mądrzej wykonywać swoje zadania. Dodatkowo umożliwia łatwiejsze odnalezienie się innym osobom w zespole – dzięki temu wiemy, nad czym pracujemy, jak pracujemy i kto za co aktualnie odpowiada.
Przyjmujemy też zasadę, że rzeczy oczywiste dla mnie, niekoniecznie są takie same dla innej osoby. Tworząc nowe projekty staramy się kierować zasadą „co się stanie jeśli mnie zabraknie”. Przecież może się zdarzyć, że ktoś z zespołu złamie nogę, zachoruje lub po prostu straci czasowo dostęp do internetu. Dobrze napisany projekt lub zadanie powinno być opisane niczym instrukcja obsługi – prawie tak dokładnie, że dowolna osoba w dowolnym momencie może do niego usiąść i zacząć wykonywać kolejne kroki.
Regularne przeglądy
Każdego dnia rano przeglądam wszystkie zadania przydzielone do mnie. Podejmuje decyzję co jest moim priorytetem i czym będę się dziś zajmował. Jeśli nie jestem w stanie wykonać jakiegoś zadania ze względu na inne obowiązki, a równocześnie wiem, że zespół na nie czeka – po prostu przepraszam, wyjaśniam powody i ustalamy nowy termin. To powoduje, że zespół pracuje jak naoliwiona maszynka.
Wszystkie nasze zadania mają określony tak zwany deadline – czyli termin wykonania. Terminy określamy w narzędziu Nozbe, o którym Wam trochę teraz opowiem.
Czym jest Nozbe?
Nozbe to aplikacja, która pozwala na pracę asynchroniczną i pracę zadaniową. Gwoli ścisłości, praca asynchroniczna to taka, w której komunikat (na przykład w formie wiadomości) może zostać przesłany w dowolnym momencie. Obie strony nie muszą być dostępne w jednym miejscu i czasie, jak ma to miejsce w komunikacji synchronicznej (na przykład rozmowa na żywo w biurze).
W dużym uproszczeniu, Nozbe pozwala rozbić naszą pracę jako zespołu na poszczególne mniejsze zadania. Dzięki temu każdy wie co jest od niego oczekiwane oraz kiedy należy wykonać takie zadanie. Wprowadzenie Nozbe pozwoliło niesamowicie usystematyzować naszą pracę. Dzięki aplikacji zaplanowaliśmy napisanie cyklu edukacyjnego oraz zaplanowaliśmy artykuły na kilka tygodni do przodu.
Dodatkowo możemy lepiej zarządzać rzeczami kreatywnymi i nowymi pomysłami – mamy wygodne miejsce do przedyskutowania konceptów i to bez spotkań fizycznych, które rozbijają cały dzień pracy.
Co ciekawe sama aplikacja jest w 100% tworzona w Polsce i przez polskich programistów. Aktualnie to jedna z najpopularniejszych aplikacji na świecie do zarządzania zadaniami.
Mnie osobiście zachwyciła prostota i intuicyjność. Asana czy aplikacje pochodne wymagają czasu na naukę lub stworzenia jakiegoś systemu współpracy. Takie alternatywy mają też mnóstwo funkcji, które choć są interesujące, często w codziennej pracy nie są niezbędne czy potrzebne. Dodatkowo Nozbe na telefonie, komputerze czy tablecie działa tak samo i zachowuje się tak samo. Z usługi możecie korzystać zarówno w formie aplikacji, jak i w wersji przeglądarkowej.
Przy okazji wspomnę, że niedawno pojawiła się nowa wersja Nozbe Team. Niestety póki co dostępna jest wyłącznie w wersji aplikacji webowej (dostępnej wyłącznie z przeglądarki) i póki co jeszcze jej nie polecam (choć ma kilka ciekawych nowych funkcji).
Jeśli zdecydowaliście się przetestować darmowe konto Nozbe, zarejestrujcie się używając w tym celu mojego linku polecającego. Jeśli w dalszym etapie postanowicie zakupić płatną wersję serwisu, wówczas otrzymacie 1 miesiąc gratis. Taka sytuacja ma miejsce wyłącznie w przypadku skorzystania z polecenia dotychczasowego użytkownika Nozbe.
Jak to wygląda w praktyce? Przykłady użycia Nozbe
Każde zadanie musi mieć osobę, która za dane zadanie odpowiada. Jeśli oczekuję od kogoś reakcji w danym zadaniu, na przykład dostarczenia danych, odpowiedzi czy inspiracji – muszę wybrać odpowiedzialność za zadanie:
Jeśli zadanie jest na „kiedyś może” przydzielam je sobie z odległą datą – dzięki temu nawet dobra IDEA czy myśl do wykorzystania w przyszłości – nie przepadnie!
O ile to tylko możliwe raz w tygodniu i nie rzadziej niż raz w miesiącu staram się przejrzeć wszystkie projekty i zadania w całym systemie. Puste zadania, nie przydzielone lub bez daty końcowej są jak rakiety bez pilota. Łatwo się gubią i umierają. A nikt nie chce, żeby biedne zadania umierały!
Nozbe ma ciekawą opcję komentowania wraz z oznaczeniem konkretnych osób. Dzięki temu możemy dyskutować o poszczególnych zadaniach, wymienić się w uporządkowany sposób przemyśleniami wraz z grupą zaangażowanych w to zadanie osób.
Nie rzadziej niż raz na kwartał robię zrobić rachunek sumienia – czy na pewno wszystkie zadania związane z projektem są w systemie? Czy mam w nim porządek? Czy wiem jakie są moje cele i jak chcę je zrealizować?
Zamiast wstawiać więcej screenów z systemu Nozbe, już teraz odsyłam Was do krótkiego, 2-minutowego nagrania, które w przystępny sposób przedstawia – jak w praktyce działa Nozbe?.
Czym charakteryzuje się dobre zadanie?
Być może również kogoś zatrudniasz lub współpracujesz zdalnie. Jak zlecić komuś zadanie w dowolnym systemie? Niekoniecznie musi to być Nozbe. Może to być Asana, Monday lub każdy inny system do zarządzania zadaniami.
Oto podstawowe zasady:
- tytuł sugerujący akcję (wykonaj, zrób, przygotuj),
- opis umieszczający zadanie w pewnym kontekście, gdzie pomocne może być linkowanie do innych zadań lub osób (używając @),
- data zakończenia, która wcześniej jest ustalona z osobą, do której jest przydzielone zadanie,
- załączniki niezbędne do jego zakończenia – najlepiej linkować do dokumentów znajdujących się na Google Drive, tak żeby łatwo było je znaleźć różnymi metodami i inni członkowie mieli do nich dostęp,
- osoby obserwujące zadanie, które powinny pozostać w pętli informacyjnej lub które mogą „dorzucić swoje 3 grosze” i popchnąć pracę do przodu.
Aktualizowanie zadań przypisanych do ciebie
Kiedy ktoś wyznacza Ci zadanie, oznacza to, że jesteś odpowiedzialny za popchnięcie pracy do przodu. Jak zatem informować członków zespołu o postępach? Oto garść moich podpowiedzi.
- Napisz jakąkolwiek informację lub kciuka w górę potwierdzając zadanie, aby zgłaszający wiedział, że przyjąłeś informacje.
- Jeśli masz pytania lub aktualizacje, skomentuj bezpośrednio w zadaniu, nawet jeśli dałeś wcześniej komentarz na Google Drive lub rozmawiałeś o zadaniu za pośrednictwem Messengera.
- Jeśli zmienisz datę zakończenia, dodaj komentarz, aby wyjaśnić, dlaczego została przeniesiona, by zresetować oczekiwania.
- Podepnij najważniejszy komentarz lub podsumowanie dyskusji do początku rozmowy (Pin to top).
- Przypisz zadanie do innej osoby, jeśli oprócz komentarza potrzebne jest jej działanie.
