Prowadzenie działalności gospodarczej w Polsce nie jest z pewnością najlżejszym kawałkiem chleba. Choć załatwianie wielu spraw i wypełnianie obowiązków administracyjnych na przestrzeni ostatnich lat zostało znacznie uproszczone, to księgowość nadal jest tym, co spędza sen z powiek polskich przedsiębiorców. Spędza, o ile nie korzystają oni z usług zaufanego specjalisty w tej dziedzinie. Tak się składa, że od kwietnia 2019 roku korzystam z usług inFakt do firmowych rozliczeń, dzięki czemu mogę Wam opowiedzieć, jak to wygląda „od wewnątrz”. W tym (prawdopodobnie dość obszernym) artykule, omówię najważniejsze funkcje inFaktu oraz powiem, co podoba mi się w aplikacji oraz współpracy z księgowym.
Na końcu artykułu znajdziecie także specjalny link polecający. Jeśli skorzystacie z niego podczas rejestracji, a następnie zdecydujecie się na usługi księgowości w ramach inFakt, otrzymacie 100 zł premii na start.
Oferta inFakt, samodzielne księgowanie czy pomoc profesjonalisty?
InFakt to jedna z najdłużej działających na polskim rynku firm oferujących usługi księgowe online. Oferta platformy składa się z trzech opcji. Pierwsza z nich to po prostu program do wystawiania faktur. Dostępna za kilka złotych miesięcznie aplikacja pozwoli wygodnie wystawiać faktury klientom oraz przyjmować zapłatę za pomocą dedykowanego łącza szybkich płatności.
Poziom wyżej pod kątem funkcjonalności jest plan Samodzielna księgowość. Daje on dostęp do kompletnej aplikacji księgowej, w ramach której możecie wystawiać faktury, księgować koszty czy wysyłać JPK (Jednolity Plik Kontrolny). Niska cena ma jednak sporą wadę w postaci braku dedykowanej księgowej/księgowego, czyli osoby, która w zasadzie zajmie się wszystkim za Was.
Ostatni, najbardziej rozbudowany, ale też najdroższy plan, z którego osobiście korzystam od samego początku przygody z inFakt (obecnie płacę 250 zł netto miesięcznie), to Biuro Rachunkowe online. W tym pakiecie zyskujemy dostęp do aplikacji oraz przypisaną dedykowaną księgową/księgowego (specjalistę wybieramy z osób dostępnych w katalogu, można więc wybrać osobę specjalizującą się w naszej branży lub rodzaju działalności).
Poniżej przeanalizujemy wszystkie dostępne możliwości. Zacznijmy jednak od początku, a więc od samej rejestracji nowej działalności gospodarczej. To czynność, która może stresować przyszłych przedsiębiorców.
Dopiero zaczynasz z własną działalnością gospodarczą? To może Ci się przydać
Dwa poniższe artykuły pozwolą Wam zrozumieć zawiłości i pułapki składek ZUS, a przede wszystkim zaoszczędzić naprawdę duże kwoty.
- Ulga na start, czyli zwolnienie ze składek na ubezpieczenie społeczne przez pierwsze 6, a nawet 7 miesięcy prowadzenia działalności.
- Preferencyjne składki ZUS (przez pierwsze 24 miesiące prowadzenia firmy), czyli sposób na zaoszczędzenie kilkudziesięciu tysięcy złotych.
Koniecznie sprawdźcie także nasz Ranking Kont Firmowych.
Bezpłatna pomoc w zakładaniu firmy z inFakt
InFakt oferuje darmową pomoc w zakładaniu działalności gospodarczej, umożliwiając przyszłym przedsiębiorcom przejście przez cały proces bez zbędnych formalności i wizyt w urzędach. Wsparcie obejmuje konsultację z doświadczoną księgową, która doradza w wyborze odpowiedniej formy opodatkowania, kodów PKD oraz innych istotnych aspektów związanych z prowadzeniem firmy.
Rejestracja działalności odbywa się online – wystarczy wypełnić prosty formularz, a resztą zajmuje się zespół inFakt. Proces ten obejmuje nie tylko zgłoszenie do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG), ale także do ZUS i Urzędu Skarbowego.
Podczas rejestracji firmy kilka kwestii może budzić wątpliwości. Oprócz wspomnianych kodów PKD, zaskakujące dla nowicjuszy jest często pytanie o kod ubezpieczenia. Nierzadko nie wiemy też, czy firma musi mieć siedzibę oraz jak zgłosić się do Urzędu Skarbowego jako „vatowiec”. Wszystkie te informacje można oczywiście znaleźć w sieci, jednak zdecydowanie pomocne i uspokajające jest otrzymanie rzetelnej informacji od specjalisty. Tym bardziej, kiedy nie musimy za to płacić. Zakładanie firmy z inFaktem nie jest bowiem zobowiązujące.
Aplikacja do księgowania czy usługi biura rachunkowego?
Wybór pomiędzy samodzielnym korzystaniem z aplikacji inFakt a zleceniem pełnej obsługi księgowej biuru rachunkowemu inFakt zależy od Waszego „obeznania” ze wszystkimi obowiązkami administracyjnymi związanymi z prowadzeniem własnej działalności gospodarczej oraz tego, jak wiele czasu, energii i ewentualnego stresu jesteście w stanie poświęcić, zajmując się tym samodzielnie.
- Aplikacja inFakt da Wam wszystkie narzędzia potrzebne do samodzielnego prowadzenia księgowości. O terminach i obowiązkach będziecie musieli jednak pamiętać sami (choć oczywiście wiele czynności w aplikacji jest zautomatyzowanych).
Sami będziecie też musieli załatwiać wszelkie firmowe sprawy w urzędach. Aplikacja w wersji przeglądarkowej i mobilnej umożliwia wystawianie faktur, monitorowanie finansów firmy, przesyłanie dokumentów księgowych oraz integrację z Krajowym Systemem e-Faktur. - Usługa biura rachunkowego inFakt to z kolei opcja dla tych, którzy wolą powierzyć prowadzenie księgowości profesjonalistom. W ramach tej usługi, dedykowany księgowy zajmuje się wszystkimi aspektami księgowymi firmy, w tym kontaktem z urzędami i ZUS oraz reprezentowaniem Was podczas kontroli (zawierając umowę z konkretnym specjalistą, udzielacie upoważnienia, by większość spraw mogła być załatwiona bez Waszego udziału, co jest dla mnie jednym z największych plusów tego rozwiązania).
Przedsiębiorca nadal ma dostęp do aplikacji inFakt, co pozwala na bieżące monitorowanie finansów i wystawianie faktur, ale odpowiedzialność za poprawność księgowań spoczywa na księgowym.
Samodzielne korzystanie z aplikacji może być bardziej ekonomiczne, ale wymaga większego zaangażowania i wiedzy. Zlecenie księgowości biuru rachunkowemu wiąże się z wyższymi kosztami, ale zapewnia spokój i pewność, że sprawy księgowe są w rękach ekspertów. Ja sam nigdy nie zdecydowałem się na samodzielną księgowość i to samo, przynajmniej na początku, radzę Wam.
Tym bardziej, że w pierwszych 6 (a nawet 7) miesiącach skorzystacie z Ulgi na start, później zaś, przez 24 miesiące, z preferencyjnych składek ZUS. Zaoszczędzone pieniądze warto włożyć w rozwój firmy – pracę nad produktami, doszkalanie, zdobywanie nowych klientów i oddelegowanie nudnej księgowością, zamiast ślęczeć nad fakturami i stresować się, czy wszystko zrobiliście dobrze 😉
Ile kosztuje inFakt?
inFakt oferuje elastyczne plany, które można dopasować do indywidualnych potrzeb przedsiębiorców, w zależności od tego, jaką formę księgowości preferujecie. Cennik wygląda następująco:
- inFakt Faktury – plan umożliwiający wystawianie faktur bez limitu dokumentów, kosztuje 4,99 zł netto miesięcznie.
- inFakt Samodzielna Księgowość – dla przedsiębiorców, którzy chcą prowadzić księgowość samodzielnie, dostępny jest plan z pełnym dostępem do aplikacji, bez wsparcia księgowego, w cenie od 29,00 zł netto miesięcznie.
- inFakt Księgowość – pełna funkcjonalność aplikacji oraz wsparcie dedykowanego księgowego, w cenie od 189,00 zł netto miesięcznie. Każdy ze specjalistów ustala własną cenę, choć duża konkurencja sprawia, że kwoty są raczej podobne z niewielkimi rozbieżnościami. Sam korzystam z tego pakietu za 250 zł netto miesięcznie. Katalog dostępnych księgowych znajdziecie tutaj.
- inFakt Spółki – pakiet dla spółek z o.o., obejmujący pełną księgowość oraz dedykowanego księgowego, w cenie od 619,00 zł netto miesięcznie.
InFakt – moja recenzja po 6 latach użytkowania. Co mi się podoba?
Jak już wspominałem, z usług księgowej inFaktu korzystam już od 2019 roku. Przez ten czas współpracowałem z dwoma specjalistkami, którym nie mogę zarzucić żadnych nieprawidłowości. Gdy na początku współpracy podpisałem dokumenty upoważniające reprezentowanie mnie przez księgową w sprawach urzędowych, moje obowiązki związane z księgowością ograniczyły się do wgrywania faktur kosztowych do aplikacji oraz wykonywania przelewów do ZUS i US co miesiąc. Zarówno o zarządzaniu kosztami, jak i o płatnościach, powiem więcej za chwilę.
To właśnie połączenie dedykowanej księgowości w postaci człowieka (a nie bota sterowane przez AI czy konsultanta, który nie zna mojej sprawy i może pomóc tylko w ograniczonym zakresie) – specjalisty służącego pomocą – oraz nowoczesnej aplikacji jest dla mnie największą siłą tego rozwiązania. Mam wszystko, czego można oczekiwać. Podczas gdy znajomi prowadzący własne działalności gospodarcze wysyłają swoim księgowym skany faktur lub zawożą do nich co miesiąc papierowe wersje, ja korzystam ze skanowania faktur, automatycznego księgowania kosztów, połączenia aplikacji z kontem bankowym i z wielu innych udogodnień, o których teraz opowiem.
Jakie możliwości daje aplikacja inFakt?
Warto zacząć od tego, że zarówno aplikacja przeglądarkowa, jak i mobilna są bardzo intuicyjne i łatwe w nawigacji. Choć nie zawsze tak było i pamiętam, jak jeszcze kilka lat temu miewałem trudności z odnalezieniem niektórych funkcji czy informacji, dziś takie problemy już nie występują.
Ekran główny podzielony jest na trzy główne sekcje: Przychody, Koszty oraz Księgowość. W pierwszej zakładce znajdują się wystawione przez Was faktury. Możecie podejrzeć każdy dokument stworzony w przeszłości, sprawdzić daty płatności oraz wystawiać kolejne faktury na bazie tych, które już istnieją (przydatne, jeśli świadczycie usługi tym samym firmom w stałych odstępach czasowych). Aplikacja pozwala także oczywiście na wystawianie wszystkich innych rodzajów faktur, takich jak proformy czy korekty.
Druga zakładka służy do księgowania faktur kosztowych. W tym miejscu możecie też opłacać faktury, jeśli nie zrobiliście tego wcześniej. System znajduje w nich numer konta i dane płatności oraz pozwala dokonać szybkiej transakcji, korzystając na przykład z karty płatniczej lub BLIK. Jeśli korzystacie z samodzielnej księgowości, będziecie musieli sami zatroszczyć się o odpowiednie przypisanie faktury do właściwej kategorii wydatków i sprawdzenie, czy system poprawnie odczytał ze skanu dane kontrahenta i inne parametry. Jeśli jednak korzystacie z oferty biura rachunkowego, cały proces ogranicza się w zasadzie do wgrania skanu faktury lub jej elektronicznej wersji, a całą buchalterią zajmie się Wasza księgowa 😉
W tym miejscu warto pochylić się nad sposobami wgrywania dokumentów. Jak powiedziałem, możecie wgrać do aplikacji plik lub zwyczajnie wykonać zdjęcie dokumentu, które zostanie zamienione na skan i zaksięgowane w aplikacji. W ten sposób nie zgubicie faktury za paliwo, wpychając ją do schowka. Zdjęcie można zrobić od razu na stacji benzynowej i w ten sposób zachować porządek w papierach 😉
Ostatnia zakładka to Księgowość. To tutaj znajdują się szczególnie istotne informacje dla przedsiębiorcy. W tym miejscu poznacie wartość składek ZUS czy wysokość podatku dochodowego oraz podatku VAT do zapłacenia w danym miesiącu. Płatności możecie dokonać zbiorczo, opłacając jedną transakcją wszystkie koszty lub rozbić je na kilka części. Trzeba przyznać, że płatność za ZUS BLIKiem to niesamowita wygoda, z której trudno byłoby mi dzisiaj zrezygnować. Nie pamiętam już, kiedy ostatni raz opłacałem ZUS czy podatki tradycyjnym przelewem z konta.
Co ciekawe, wartości podatków i opłat zmieniają się na bieżąco po dodaniu faktury przychodowej lub zaksięgowaniu kosztów, dzięki czemu na bieżąco możecie podglądać wysokość opłat w przyszłym miesiącu. Są to oczywiście tylko dane orientacyjne. Gdy księgowa rozliczy już wszystkie koszty i przychody, aplikacja wyświetli Wam powiadomienie, że dany miesiąc został już zaksięgowany. Otrzymacie też e-mail z taką informacją 😉
Połączenie z kontem firmowym
Ciekawą opcją jest możliwość połączenia Waszego konta bankowego z aplikacją inFakt. W ten sposób zyskujecie jeszcze prostsze i wygodniejsze zarządzanie finansami firmy. Dzięki tej funkcji możecie w jednym miejscu sprawdzić saldo i historię transakcji wszystkich Waszych rachunków bankowych, a system automatycznie oznaczy faktury, podatki i składki ZUS jako zapłacone na podstawie dokonanych transakcji.
Połączenie działa w oparciu o usługę AIS (Account Information Service), zapewniając bezpieczny dostęp do informacji o rachunku. inFakt posiada licencję AISP nadaną przez KNF, co gwarantuje zgodność z unijną dyrektywą PSD2 i odpowiednią ochronę danych. Zgoda na dostęp do informacji bankowych jest ważna przez 3 miesiące, po czym wymagana jest ponowna autoryzacja na stronie banku.
Najlepsze konta firmowe z premią na start znajdziecie w naszym rankingu 😉
100 zł premii na start – jak to działa?
InFakt prowadzi ciekawy program poleceń, który oferuje nowym klientom atrakcyjny bonus w wysokości 100 zł do wykorzystania na usługi księgowe. Aby skorzystać z tej oferty, wystarczy zarejestrować się za pomocą dedykowanego linku polecającego. Premię otrzymacie za wybranie pakietu aplikacja + księgowy. Po rejestracji i podpisaniu umowy, możecie wykorzystać przyznany rabat już przy pierwszej płatności za usługi księgowe.
Nie ma znaczenia, czy prowadzicie już jednoosobową działalność gospodarczą/spółkę czy dopiero planujecie je zarejestrować. W oby przypadkach możecie wziąć udział w promocji i zgarnąć 100 zł premii.
Szczegółów szukajcie w regulaminie programu poleceń.