Czy można posiadać kilka kont firmowych? Dlaczego warto regularnie zmieniać lub po prostu zakładać kolejny rachunek biznesowy? Jak rozliczać premie bankowe?

Czy można posiadać kilka kont firmowych? – to pytanie od czasu do czasu powraca do mnie w Waszych wiadomościach i komentarzach. Z jakiegoś powodu wielu przedsiębiorców obawia się posiadania więcej niż jednego rachunku firmowego. Po zarejestrowaniu swojej działalności przez lata tkwią przywiązani do jednego banku, chociaż konkurencja od dłuższego czasu podsuwa już lepsze i (przede wszystkim) darmowe rozwiązania. Nie bez znaczenia są też premie i bonusy na start za założenie nowego rachunku liczone w tysiącach złotych, z których przedsiębiorcy mogą z powodzeniem korzystać. W tym artykule powiem Wam, jak to jest z kontami firmowymi, ile może ich mieć osoba prowadząca własną działalność i na czym polegają promocje bankowe dla firm.

Czy trzeba posiadać konto firmowe przy działalności gospodarczej w 2024 roku?

Zacznijmy od podstawowego pytania: czy w ogóle trzeba posiadać konto firmowe? Czy zwyczajny rachunek ROR nie wystarczy do rozliczeń z urzędami, klientami i partnerami w biznesie? Formalnie rzecz biorąc, konto firmowe nie jest potrzebne do prowadzenia firmy. W teorii wystarczy więc zwykłe konto osobiste (zgłoszone w CEIDG), by zgodnie z prawem wysyłać przelewy, rozliczać się z opłat i przyjmować płatności. Mało tego! Tak zwani mikroprzedsiębiorcy są w ogóle zwolnienie z obowiązku posiadania rachunku bankowego. W praktyce jednak konto w banku to w zasadzie nieodzowna części każdego biznesu, a niemal każdy bank ma zapis w swoim regulaminie kont osobistych informujący o tym, że konto osobiste nie może służyć do rozliczeń w ramach prowadzonej działalności. Na szczęście założenie konta biznesowego wygląda dokładnie tak samo, jak zakładanie każdego innego rachunku. Możecie zrobić to osobiście w banku, za pośrednictwem kuriera lub metodą „na selfie”.

Czy można mieć kilka kont firmowych?

Przedsiębiorca w Polsce, niezależnie od formy prowadzonej działalności, nie musi posiadać wyłącznie jednego konta firmowego. Prawo nie określa konkretnej liczby i tak naprawdę, jako właściciele firm, freelancerzy czy osoby pracujące w firmach na zasadach kontraktu, możecie posiadać dowolną liczbę kont firmowych. Trzeba przy tym oczywiście spełnić pewne wymogi formalne, jednak o tym opowiem w dalszej części artykułu.

Nigdy nie zmienialiście konta firmowego? Oto 5 powodów, dlaczego warto to robić i mieć więcej niż jeden rachunek

1. Nowi mają lepiej – sprawiedliwie czy nie, od dawien dawna nowi klienci dostają zdecydowanie lepsze oferty na… w zasadzie wszystko. Od kont bankowych, przez telefonię komórkową, aż po ofertę łącza internetowego. Jeśli nie zmienialiście swojego konta od kilku lat, to mam złą wiadomość – prawdopodobnie płacicie za rachunek od kilku do kilkunastu złotych, podczas gdy „nowi” mają ten sam rachunek za darmo. Firmy wiedzą, że nie chce się nam zmieniać kont, dlatego nie robią nic do momentu, aż nie zagrozimy zmianą banku, a wtedy…
   
2. …zrobią dużo, żeby nas zatrzymać. W większości banków wystarczy złożenie dyspozycji zamknięcia konta lub likwidacji karty kredytowej, by cudownym sposobem wartości prowizji, oprocentowanie limitu i opłaty za usługi dodatkowe zaczęły topnieć. Konsultanci mają swoje sposoby, żeby zatrzymać obecnego klienta, który próbuje uciec do konkurencji. Nierzadko otrzymana oferta „utrzymaniowa” okazuje się naprawdę korzystna.
   
3. Większa przejrzystość i wydajniejsze zarządzanie budżetem – nie musicie od razu zmieniać konta – czasem warto zwyczajnie otworzyć drugie. Na jednym można trzymać pieniądze na rozwój, inwestycje i szkolenia, na drugim środki na bieżące zaspokajanie potrzeb działalności. Mając darmowe konta firmowe, nie generujecie dodatkowych kosztów, za to poprawiacie swoją wydajność.
   
   Ponadto w przypadku jakiejkolwiek blokady danego konta (choćby z błahego powodu) lub problemów technicznych danego banku – zawsze macie rezerwowe konto, które możecie w danej chwili użyć.
   
4. Płynność finansowa – posiadanie kont firmowych w kilku bankach pozwala błyskawicznie księgować przelewy na rachunkach klientów i partnerów bez oczekiwania na nowe sesje Elixir. Działa to także w weekendy – bez płacenia za przelewy natychmiastowe. Gdy przykładowo Wasz klient posiada konto w ING, korzystacie z konta w tym samym banku, a środki księgują się w kilka minut. Jeśli wykonujecie wiele płatności – warto zwrócić na to uwagę.
   
5. Biała lista podatników VAT – to solidny argument nie tyle za posiadaniem kilku rachunków, co za posiadaniem jakiegokolwiek konta firmowego (nawet, jeśli prawo tego od Was nie wymaga). Konto osobiste nie może zostać zarejestrowane na tak zwanej białej liście (nawet, jeśli jego numer widnieje w CEIDG). W praktyce oznacza to, że Wasz klient nie wykona na Wasz numer konta przelewu w kwocie powyżej 15.000 zł. Jeśli to zrobi, taki wydatek nie będzie mógł być przez niego uwzględniony jako koszt uzyskania przychodu.
   
   

Konto firmowe z premią – jakie są zasady?

Jeśli przejrzycie tego bloga, a konkretnie kategorię promocji dla firm, szybko zauważycie, że premie są w tym przypadku wielokrotnie wyższe, niż w promocjach kont osobistych. Ten sam bank, który oferuje klientom indywidualnym przykładowe 350 zł bonusu, może zaproponować przedsiębiorcy nawet 1500 zł czy 2500 zł. Dzieje się tak z prostego powodu – klienci biznesowi obracają znacznie większymi środkami. Każdego miesiąca płacą co najmniej kilka tysięcy złotych opłat (ZUS, PIT, VAT, księgowość, wynajem biura czy raty kredytów), utrzymując wysokie saldo na swoim koncie. Są też często zainteresowani ofertą leasingu pojazdów, sprzętu i maszyn, a nierzadko decydują się dodatkowo na kredyt na rozwój działalności. W porównaniu z użytkownikami kont osobistych, którzy najczęściej szukają po prostu darmowego rachunku na dobrych warunkach, przedsiębiorcy generują znacznie większy ruch i chętniej korzystają z płatnych usług banku, dlatego właśnie tak bardzo zabiega się o ich uwagę.

Każdy bank przeprowadza rzecz jasna promocje bankowe dla firm według własnych zasad, jednak ich reguły są często bardzo podobne. Premia niemal zawsze podzielona jest na kilka części, a każdą z nich otrzymacie za wykonywanie premiowanych czynności. Mogą to być przykładowo:

• premia za każdy miesiąc, w którym wykonany został przelew do ZUS lub Urzędu Skarbowego, 
• wykonywanie płatności kartą firmową, 
• wykonywanie przelewów, 
• skorzystanie z oferty terminala płatniczego, 
• podpisanie umowy o kredyt na rozwój działalności lub umowy leasingowej. 

W praktyce całość dużej premii nie będzie dostępna dla wszystkich (nie każda firma potrzebuje w końcu terminala lub kredytu), jednak całkiem dużą część zdobędzie, wykonując jedynie rutynowe czynności. Skoro i tak robicie comiesięczne przelewy do ZUS i US, dlaczego nie robić tego z premią?

Co ważne, zdecydowana większość banków zachęca do zakładania konta firmowego również swoich obecnych klientów, którzy do tej pory korzystali wyłącznie z rachunku osobistego. Działa to także w drugą stronę – zakładając konto firmowe, możecie (zazwyczaj) skorzystać z prowadzonej równolegle promocji dla klientów indywidualnych, znacznie zwiększając swoją nagrodę.

Podatek od premii bankowych – czy trzeba go odprowadzać?

Premie bankowe, które otrzymujecie za otwieranie nowych rachunków lub inne nagradzane czynności, stanowią Wasz przychód z tytułu działalności gospodarczej. Nie ma więc litości – fakt zdobycia premii należy każdorazowo zgłosić swojej księgowości. Przychód z tytułu takiego bonusu następuje wtedy, gdy pieniądze realnie wpływają na konto. Jeśli więc premia zostanie wypłacona w kilku częściach (lub jest wypłacana co miesiąc) powinniście zawsze odnotować ją w księdze przychodów. W przypadku użytkowników firmowych nie obowiązuje niestety zwolnienie z podatku, które przysługuje osobom fizycznym, biorącym udział w promocjach bankowych i uzyskującym przychód do określonej kwoty.

Mam nowe konto firmowe, co należy zrobić?

Zakładając działalność gospodarczą, z pewnością utworzyliście wpis w Centralnej Ewidencji i Informacji Działalności Gospodarczej, czyli CEIDG. W przypadku, gdy podane we wpisie dane ulegają dezaktualizacji, należy edytować wpis. Należy zrobić to w ciągu 7 dni od daty powstania zmian. Otwarcie nowego rachunku firmowego jest właśnie powodem do wprowadzenia takiej zmiany. W formularzu należy podać wszystkie założone rachunki firmowe i wskazać rachunek „główny”, czyli w praktyce ten, na który kierowane będą zwroty nadpłaty podatku PIT.

Zamykam konto firmowe – co należy zrobić?

Analogicznie do opisanych wyżej czynności towarzyszących otwieraniu nowego rachunku, zamknięcie jednego z kont również należy zgłosić w formularzu CEIDG. Macie na to maksymalnie 7 dni, licząc od chwili powstania zmian. Wcześniej jednak warto pobrać całą historię swojego konta (wyciąg za cały okres) – na wypadek, gdyby było to Wam potrzebne do uzyskania kredytu lub udowodnienia, że jakaś płatność wyszła z Waszego konta.

Jakie powinno być dobre konto firmowe?

Jeszcze 2-3 lata temu każde konto firmowe było płatne, a banki rezygnowały z pobierania opłaty wyłącznie w ramach promocji (zazwyczaj na okres 12 lub 24 miesięcy). Pewnym przełomem było konto firmowe Nest Banku, którego prowadzenie było całkowicie darmowe bez dodatkowych warunków. W ślad za Nest Bankiem poszedł Santander Bank Polska, który ogłosił bezwarunkowe i bezterminowe zwolnienie z opłat dla nowych klientów. Do tej dwójki dołączyły inne banki z czołówek rankingów popularności, tak więc znalezienie darmowego rachunku dla firm nie sprawia już dziś problemów (na końcu artykułu powiem Ci, gdzie szukać najlepszych kont firmowych).

Dobre konto firmowe powinno być jak najtańsze. Oprócz opłat za samo prowadzenie, należy sprawdzić, ile kosztuje użytkowanie karty debetowej, wypłacanie gotówki z bankomatów czy wykonywanie przelewów. Tutaj zalecam szczególną ostrożność – konta firmowe często pobierają opłaty za wykonywanie zwykłych przelewów online. Czasami przelewy są darmowe, zaś będziecie musieli zapłacić za SMS-y autoryzacyjne. Warto zwrócić także uwagę na dostępność innych usług, które w przyszłości mogą się przydać: na przykład leasing, dobra oferta kredytowa, możliwość dzierżawy terminala płatniczego, limit w koncie czy faktoring.

Najlepsze konto bankowe z premią znajdziesz tutaj

Skoro powiedzieliśmy już, że każdy przedsiębiorca może mieć kilka kont bankowych, pora na znalezienie pierwszego (lub kolejnego) rachunku dla Waszej firmy. W celu wyłonienia najlepszych kont bankowych na rynku stworzyliśmy specjalny ranking, który znajdziecie w tym miejscu. Oceniając ofertę banków, bierzemy pod uwagę ogólne koszty prowadzenia, wygodę oraz wysokość proponowanej premii na start. Każda pozycja rankingu prowadzi do analizy promocji, dzięki czemu sami ocenicie, czy konto jest dla Was.